ケータリングを頼む流れ完全ガイド｜問い合わせから当日撤収まで | Pastel Party
Q1. Pastel Partyに頼むと、どこまでやってくれる？
Pastel Partyは、問い合わせ → 打ち合わせ → 当日の搬入・設営 → 提供 → 片付け（撤収）までがワンストップ。料理はもちろん、テーブルコーディネートや装飾、温製を適温で出すための保温機材や、案内用の表示プレートまで抜かりなく。幹事は“乾杯と雰囲気づくり”に集中できます。
イメージとしては、「おいしい料理が来る」ではなく、「会そのものを組み上げるチームが来る」。ここがケータリングの良さで、Pastel Partyの得意領域でもあります。
Q2. 準備の最初は何を決めればいい？
最初のハードルは高くありません。まずは①日時（入退室・設営時間込み）②会場（候補でもOK）③概算の人数の3点セット。ここさえ固まれば、提案の解像度が一気に上がります。
- イベントの目的・雰囲気（歓迎会／レセプション／ホーム会食 など）
- スタイル（立食／着席、ビュッフェ／フルコース）
- ドリンク（スタンダード／スパークリング付／ノンアル）
- アレルギー・宗教配慮・ベジの有無
- ご予算感（総額 or 1人あたり）
- 搬入導線（搬入口・エレベータ・台車可否・駐車）
余白が多い段階でも大丈夫。ヒアリングしながら、プランナーが“盛り上がる形”に整えます。
Q3. いつから動けばいい？ 締切の目安は？
ベストは1〜2か月前。とはいえ、予約受付の目安は施行8日前までなので、直前でもまずは空き確認でOK。人気日の鍵は「枠取り先行」。メニューの微調整は後からでも間に合います。
| 時期 | やること | ブログ的コツ |
|---|---|---|
| T−60〜30日 | 会場候補ピックアップ／Pastel Partyへ連絡 | 入退室時間と導線（EV・台車）を先に押さえると後が楽 |
| T−21〜14日 | 打ち合わせ／見積り調整／プラン仮決定 | アレルギーや宗教配慮、演出の有無をここで確定 |
| T−8日 | 人数確定・予約確定 | 受付の“節目”。ここを目標に情報を集める |
| T−5〜2日 | 最終共有・イレギュラー確認 | 変更は早めに相談。持込や電源口の数も再チェック |
| 当日 | 搬入・設営 → 提供 → 片付け・撤収 | 幹事は進行と乾杯のキュー出しに集中でOK |
※繁忙期は“設営・撤収の枠”から埋まります。まずは枠取り。
Q4. 打ち合わせでは何を決めるの？
ここは楽しいフェーズ。スタイル（立食／着席）・料理タイプ・ドリンク・提供時間・装飾・導線を一つずつ固めます。表示プレートやアレルギー対応、写真映えの演出も相談OK。“乾杯の瞬間をどう切り取るか”から逆算すると全体が整います。
- メニュー方針： フィンガーフード／ビュッフェ／フルコース
- ドリンク： スタンダード（2時間3,000円）／パーティー（泡付3,500円）／ノンアル（1,500円）
- タイムテーブル： 開場→乾杯→締め（提供時間とリンク）
- レイアウト： ビュッフェ台の位置、受付・動線、電源
- 配慮事項： アレルギー／宗教配慮／ベジ（名札・表示で運用）
Q5. 見積書の見方を教えて？ どこで金額が動く？
総額の骨組みは、「料理単価×人数」＋「ドリンク」＋「機材・備品・氷」＋「スタッフ」＋「運搬」。そのうえで金額が動きやすいのは次の3点です。
- 温製の比率： 保温機材や人員が増えがち。ただし満足度も上がる。
- 提供時間： 長いほどスタッフ拘束が伸びる。進行をタイトに。
- 導線条件： EVや台車可否で運搬の負荷が変わる。
「装飾・ディスプレイ」を少し厚めにすると、写真映えと一体感が出て満足度が跳ね上がります。ここは投資効果が高め。
Q6. ざっくりいくら？ 人数別の“全部込み感”を知りたい
内容で上下はしますが、初回の概算づくりに役立つ目安を並べます。表は横スクロールできます。
| 人数・シーン | 料理／ドリンク | 主な内訳 | 総額（税込） | 1人あたり |
|---|---|---|---|---|
| 30名（社内新年会） | フィンガーフード2,500／ドリンク3,000 | 氷・ディスプレイ・人件・運搬など | 266,200円 | 約8,873円 |
| 60名（レセプション） | ベーシック3,500／ドリンク3,000 | 保温機材・ディスプレイ増／人件・運搬拡張 | 572,500円 | 約9,542円 |
| 150名（大規模） | スタンダード5,000／泡付3,500 | 消耗品・人件がグッと増える規模感 | 1,892,000円 | 約12,613円 |
| 10名（ホーム・小規模） | フルコース12,000／ドリンク3,000 | 什器・グラス・人件・運搬を小規模で按分 | 283,250円 | 約28,325円 |
| 15名（ホーム・中規模） | フルコース12,000／泡付3,500 | 会場仕上げの着席コース。装飾も映える | 398,750円 | 約26,583円 |
| 30名（ホーム・大規模） | フルコース12,000／泡付3,500 | 固定費を人数で割れるぶん1人単価が落ちる | 780,450円 | 約26,015円 |
「料理＋ドリンク」のベース感覚は、5,500円／6,500円／8,000円／11,500円／15,500円（各プラン×ドリンク）。ここに固定費の按分（規模により＋1,000〜4,000円/人）で最終着地が見えてきます。
Q7. どのプランに何を合わせると失敗しない？
- 交流重視： フィンガーフード × スタンダード（軽やかに回る）
- “定番の安心感”： ベーシック × スタンダード（温製を1〜2品厚め）
- 来賓あり・写真映え： スタンダード〜スペシャル × パーティー（泡付）
- 少人数の会食： フルコース × 必要に応じてスパークリング
乾杯だけスパークリングを厚めにして、後半は通常ドリンクに戻すと、コスパと“華やか”の良いとこ取りができます。
Q8. 予約・最低注文・支払い・キャンセルの基本
- 予約： 原則施行8日前まで（当日予約は不可）
- 最低注文： 10万円〜
- 支払い： 法人＝請求書、新規個人＝当日現金
- キャンセル： 例として8日前まで無料／7〜3日前50％／2日前〜当日100％（最終条件は見積書・規約をご確認）
“まず枠”→“8日前に確定”。この順番さえ守れば、直前の小変更もだいたい解決します。
Q9. 会場側で準備しておくと良いものは？
- ビュッフェ用テーブル： 長机2〜3本〜（人数次第）
- 電源： 温製・保温機材や照明に使用
- 搬入導線： EVサイズ・台車可否・駐車の可否
- ごみ置き場： 会場規約に沿って段取り
- 館内連絡先： 当日の鍵／受付担当の連絡手段
備品はPastel Party側で手配できるものもあります。まずは現地条件を共有して、必要分だけ加えましょう。
Q10. 当日の動き方は？（タイムライン例）
「いつ、何が起きるか」を知っておくと、精神コストがスッと下がります。以下は2時間想定の一例。
| 時間 | 進行 | 押さえどころ |
|---|---|---|
| −90〜−60分 | 搬入・設営 | EVや搬入口の混雑を想定。図面通りにレイアウト。 |
| −30分 | 最終仕上げ・ドリンク開栓 | 乾杯分のグラス充填を厚めに用意。 |
| 開始 | 開場・受付 | 乾杯の合図とスピーチ順を共有。 |
| ＋30分 | 乾杯 → 提供本格化 | 温製は適温で回す。補充と巡回を厚めに。 |
| ＋90分 | 締めのアナウンス | 集合写真→デザートで緩やかに終演。 |
| ＋120分 | クローズ → 片付け・撤収 | 原状回復。忘れ物・落とし物チェック。 |
乾杯の瞬間をキレイに切り取れるよう、写真班（スマホでもOK）に合図を。ここが“ハイライト”になります。
Q11. アレルギーや宗教配慮、ベジ対応の進め方
対象者数・除去食材・調理器具の分離必要性を事前共有。表示プレートや名札の運用で、当日の配膳ミスを抑えます。シェフと距離が近いのがPastel Partyの良さ。気になる点は遠慮なく。
Q12. 配送エリアと配送料は？ 23区外はどうなる？
東京都23区内が基本エリアで、配送料は一律20,000円。その他エリアは応相談。大型会場や特殊導線（長距離搬入・段差・大型EV）は、機材や人員の計画に影響するので、先に共有しておくとスムーズです。
Q13. 直前で人数が変わったら？
少人数の変動であれば8日以降でも対応できる可能性があります。仕入や仕込みの状況で異なるため、決まり次第すぐ相談を。キャンセル料の境目（日数）は合わせてチェック。
Q14. 予算から逆算するなら？（3パターン）
- 1人あたり上限が決まっている： 例）8,000円/人 → ベーシック6,500円（料理＋ドリンク）＋固定費按分1,500円/人でちょうど。
- 総額で決めたい： 例）50万円で60名 → ベース6,500円/人。固定費込み9,000円/人見込みなら約55名に調整。
- 外せない条件がある： 乾杯でスパークリング必須 → 先に3,500円を固定、料理はベーシック〜スタンダードで微調整。進行をタイトにして人件を抑えるのも手。
Q15. 直前チェックリスト（前日〜当日朝）
- 会場の鍵・入退室時間（受付・館内連絡手段も確認）
- 搬入導線（EVサイズ・台車ルート・駐車の有無）
- 電源口と延長コード（口数と長さ）
- ごみ置き場（会場規約に沿って場所を確定）
- 乾杯とスピーチ（合図と順番、写真の担当者）
- アレルギー表示（名札・プレートの最終チェック）
まとめ：枠を押さえ、乾杯から逆算。あとはPastel Partyと並走でOK
準備は「日時・会場・人数の3点」から。8日前をひとつの節目に、料理の型・ドリンク・提供時間・導線を詰めていけば、当日は搬入〜設営〜提供〜片付けまでノーストレス。迷ったら、乾杯の瞬間から逆算しましょう。会は自然と締まります。
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